Recentemente, a KMEE aceitou o desafio de substituir um sistema de gestão de clubes e associações em um cliente com mais de 10.000 associados e dependentes.

Diversos pontos e requisitos foram analisados e colocados em pauta antes da celebração do contrato para início do projeto. Destacando-se os pontos abaixo:

• Gestão dos associados e dependentes;
• Cobrança de mensalidade e serviços adicionais;
• Contas a pagar e receber;
• Controle de patrimônio;
• Gestão de serviços (Hotel pousada e Clube recreativo).

A primeira coisa a fazer, após o mapeamento, foi verificar na OCA (Odoo Community Association) se existiam módulos disponíveis para atender aos requisitos, uma vez que a OCA disponibiliza mais de 2.000 módulos em seu repositório público.[1]

Encontramos alguns projetos e módulos que ajudaram a superar nosso desafio, como por exemplo:

• l10n-brazil — localização brasileira (a KMEE faz parte da equipe que desenvolve e mantém esse conjunto de módulos).[2]
• vertical-association — conjunto de módulos que visa à gestão de associações. Por si só, este módulo nos deu o start para o desenvolvimento das funcionalidades solicitadas pelo cliente.[3]
• vertical-hotel e hootel — conjunto de módulos que nos auxiliaram no desenvolvimento e customização dos requisitos e funcionalidades da gestão de clubes e hotéis.[4]
• queue — conjunto de módulos para gerenciar a realização de tarefas assíncronas, permitindo agendar a execução de diversos processamentos em paralelo.[5]

Você sabia que a própria Associação da Comunidade Odoo utiliza o vertical-association para gerir a participação dos seus mais de 7 mil membros?

Gestão do associado e seus dependentes

Customizamos a tela de acordo com a necessidade do cliente. Foram alterações visuais, funcionais e cadastrais.

Tela principal dos associados

Detalhamento do cadastro do associado

Cobrança de mensalidade e serviços

O grande desafio desse item é a integração com diversos fornecedores. Por exemplo: operadoras de telefonia móvel, importação de arquivos de desconto em folha de pagamento, geração de cobrança de ações e eventos da associação e a geração de boletos de cobrança online direto pelo odoo.

Cobrança de telefonia móvel

A associação firmou convênios com operadoras de telefonia móvel para ofertar planos em grupo: os associados podem solicitar chips/linhas para ele próprio (titular) e seus dependentes. Mas como fica a cobrança?

Uma vez feita a venda do chip, o número é vinculado a um associado e/ou seu dependente. A partir daí, a operadora encaminha mensalmente um arquivo contendo todas as linhas e os valores devidos. Basta importar os arquivos mensalmente no odoo para que cada linha telefônica e o valor devido sejam vinculados ao cadastro do associado e dependentes para gerar a cobrança.

Além da cobrança, pode ser realizada a contestação da conta para encaminhamento à operadora de telefonia, gerando um crédito ou débito ao associado na próxima fatura.

Cobrança de mensalidades

A parceria entre a associação e uma empresa ou fundo de pensão para desconto em folha de pagamento é mais viável do que uma cobrança mensal. Por isso, todos os meses, a empresa ou fundo de pensão encaminham para a associação uma lista contendo os funcionários e aposentados que são associados e seus valores descontados.

No odoo a tarefa ficou simples! O operador importa o arquivo enviado e automaticamente é gerada a confirmação de pagamento da mensalidade, portanto, o associado continua apto a utilizar os serviços da associação! Simples não?

Mas e o associado que não teve desconto em folha? Para este caso, uma simples revisão dos associados para os quais não foram geradas confirmações fará com que o operador gere os boletos de cobranças manualmente e mande por e-mail ou imprima para envio dos correios ou entrega em mãos.

Os eventos e festas realizados pela associação geralmente acarretam tarefas difíceis de gerenciar:

• Quem são os associados e convidados confirmados?
• O lugar realmente irá suportar a quantidade de pessoas no ambiente?

Utilizando a Gestão de Eventos do odoo, podemos cadastrar o evento, local, quantidade de pessoas suportadas e serviços disponíveis. É possível enviar convites por e-mail, gerar a cobrança para pagamento e confirmar a presença no evento!

Cobrança em tempo real!

Todas essas cobranças são realizadas utilizando a API de comunicação do banco, então, os boletos são registrados e disponibilizados em tempo real para o associado. O operador pode gerar e registrar a cobrança no próprio odoo e em seguida enviar por e-mail de forma automatizada. Alguns cliques e tudo pronto.

Um ponto que vale destacar é a velocidade para envio e retorno do registro de cobrança bancária no banco. Em uma ação em produção (tipo um evento do dia das crianças) conseguimos registrar e gerar no odoo quase 1.000 faturas e seus respectivos boletos por minuto! E eles foram enviados por e-mail e o acompanhamento deles foi feito pelo “E-mail Tracking” do próprio odoo, que identifica quantos associados abriram o e-mail com a cobrança e o boleto.

Execução de cobrança de múltiplos associados — para um evento, por exemplo:

Cobrança e registro via API do banco:

Contas a pagar e receber

Este é o módulo que mantém sempre à mão informações do que a associação tem a receber e a pagar. Gera ordens de pagamento e cobranças via arquivo CNAB ou utilizando a API de comunicação com o banco. Faz previsão de fluxo de caixa e relatórios. Manda lembrete de contas próximas ao vencimento ou vencidas. Mostra as cobranças recorrentes fixas ou variáveis.

Controle de Patrimônio

Gestão do controle físico dos ativos de forma completa e atualizada, geração de relatórios, movimentações e tudo isso integrado ao inventário. O módulo ainda registra a localização do item, associa o usuário associado ao item, especificações técnicas e outras possibilidades.

Gestão de serviços

A associação em questão oferece aos associados suas dependências de Hotel pousada e Clube recreativo.

Hotel pousada

O hotel pousada da associação é de uso exclusivo dos associados, podendo haver convidados externos. A KMEE incrementou diversas funcionalidades para atender às necessidades da associação, como:

• Painel de reservas por data ou quantidade de hóspedes,
• Mapa de quartos e localizações para que o associado escolha o local mais adequado para se hospedar;
• Tipos de diárias — completa, parcial e pernoite;
• Customizações de quartos — serviços inclusos, acomodações (tipo e quantidade de camas, TV, ventiladores, ar-condicionado, sofá, suíte-master, etc);
• Período de inatividade do hotel ou de quartos — por exemplo, quando há reformas;
• Tarifas diferenciadas na mesma reserva para hóspede, convidados e crianças.

Clube recreativo

A associação também dispõe de um clube recreativo que, além de piscina e bar aberto aos associados, oferece quadras de futebol, tênis, basquete e vôlei, e espaços para realização de pequenos e grandes eventos, como salões, churrasqueiras e quiosques. E para agilizar a reserva e pagamento destes outros serviços, a KMEE desenvolveu melhorias para atender à associação. São elas:

• Mapa do clube — localização e nomenclatura dos espaços;
• Painel de reservas;
• Customização dos espaços — quantidade de pessoas suportadas, horário de utilização e serviços inclusos;
• Período de inatividade do clube ou espaço — por exemplo, quando há reformas ou períodos de chuva intensa.

Antes da reserva, o operador ainda poderá verificar se o associado que está requisitando a reserva do Hotel pousada ou do Clube recreativo tem alguma pendência com a associação ou restrição por mau uso de algum item, acomodação ou espaço. Garantindo que usuários que não respeitem as boas maneiras de utilização não realizem reservas antes de se justificar ou ressarcir a associação por danos causados anteriormente.

Ainda há mais

Foi implementado o portal do usuário onde o associado poderá conferir a situação da cobrança da mensalidade, planos de telefonia, requisição de serviços, reservas e eventos. Muito em breve, o próprio associado poderá realizar suas reservas e pagamentos online no portal e contestação de cobranças.

A comunicação com os associados está mais fácil! A implantação do e-mail marketing facilitou o envio de informações e novidades da associação para os associados. Assim, todos ficam informados sobre tudo que está acontecendo e poderão se preparar para o próximo evento, reserva de espaço ou do hotel no próximo feriado! E a operação da associação obterá dados de quem abriu o e-mail, leu ou interagiu, sabendo em tempo real a taxa de conversão de cada ação realizada por e-mail.

Se você está pensando em implantar um sistema de gestão em uma Associação ou Sindicato, fale com a KMEE para obter maiores detalhes!

[1] https://github.com/OCA

[2] https://github.com/OCA/l10n-brazil

[3] https://github.com/OCA/vertical-association

[4] https://github.com/OCA/vertical-hotel e https://github.com/hootel/hootel

[5] https://github.com/OCA/queue